LÄVI sisearhitektid on kiiresti kasvav Eesti sisearhitektuuri- ja disainibüroo. Nende loova töö edu taga hakkas ühel hetkel järjest tugevamalt tunda andma tegevuslik keerukus: liiga palju tarkvarasid, killustunud andmed ning puudulik nähtavus projektide ja ressursside üle.
See kogemuslugu kirjeldab, kuidas LÄVI koos Lean Digitaliga kasutas äriprotsesside digitaliseerimist, äriprotsesside optimeerimist, projektijuhtimise tarkvara ja ressursside planeerimise süsteeme, et vähendada tööriistade kaost, parandada ülevaadet ning luua skaleeritav ja loovat tööd toetav töökorraldus
Kogemuslugu lühidalt
- Klient: LÄVI sisearhitektid
- Valdkond: sisearhitektuur ja disain
- Asukoht: Eesti
- Fookus: äriprotsesside digitaliseerimine, äriprotsesside juhtimine, projektide ja ressursside juhtimine
- Põhiteemad: tarkvarade konsolideerimine, andmete nähtavus, ressursiplaneerimine, digikultuuri muutus
- Põhitulemus: üks integreeritud platvorm, selgemad protsessid, parem planeerimine ja suurem vastutus meeskonnas
Kliendi taust
LÄVI sisearhitektid loob sisearhitektuurseid lahendusi eeskätt kaasaegsetele büroopindadele. Nende klientide hulka kuuluvad näiteks Wise, Bolt ja SEB. Algne neljaliikmeline asutajatiim on tänaseks kasvanud umbes 15-liikmeliseks meeskonnaks.
Kasv tõi kaasa ka igapäevase töö keerukuse kasvu. Seni väikese ja hästi sünkroonis tiimi asemel oli nüüd ettevõte, kus:
- protsessid elasid inimeste peas,
- tööd jälgiti paralleelselt mitmes tarkvaras ja Exceli tabelites,
- juhtkonnal puudus reaalajas tervikvaade projektide edenemisest ja ressursi kasutusest.
LÄVI pöördus Lean Digitali poole eesmärgiga tuua oma äriprotsessidesse selgust ja struktuuri, ilma et kannataks ettevõtte loov vaim.
Väljakutsed:
loov ettevõte, keeruline töökorraldus
1. Andmete killustatus ja tarkvarade üleküllus
LÄVI igapäevane töö oli jaotunud paljude erinevate süsteemide vahel.
- Ärikriitilised andmed olid hajutatud 30 erineva tarkvararakenduse vahel.
- Neist vaid kuus olid igapäevase töö jaoks hädavajalikud.
- Andmed liikusid süsteemide vahel käsitsi, tihti dubleeritult.
- Otsustamiseks vajalikud andmed ei olnud usaldusväärsed ega masintöödeldavad, mis raskendas analüütikat ja automatiseerimist.
Tulemus: puudus üks selge ja usaldusväärne „tõeallikas“ ettevõtte ja projektide juhtimiseks.
2. Ressursside planeerimise probleemid
Ressursiplaneerimine toetus suuresti käsitööle ja Excelile.
- Ei olnud võimalik selgelt võrrelda planeeritud ja tegelikku ressursside hõivatust.
- Ressursside tabelite täitmine oli aeganõudev ning nõudis manuaalset andmesisestust.
- Näha oli küll tööaega, kuid mitte projektide tegelikku edenemist.
- Puudus ülevaade ressursside hõivatuse muutustest – kitsaskohad tulid sageli välja hilja ja ootamatult.
Ressursiplaneerimine oli pigem hinnanguline kui andmepõhine.
3. Projektijuhtimise kitsaskohad
Projektijuhtimine oli laiali mitmes omavahel mitteintegreeritud tööriistas.
- Kasutuses olid paralleelselt Asana, Scoro ja Clockify, kuid omavahel liidestused puudusid.
- Asana ei kajastanud projekti tegelikku edenemist ega valmidusastet.
- Projektide koondülevaadet kasutati vähe, kuigi see oli olemas.
- Projektidega seotud info (e-kirjad, tööülesanded, kliendi tagasiside) oli killustunud ja halvasti struktureeritud.
- Clockify ja Asana ei olnud integreeritud – ajalogid ja ülesanded liikusid käsitsi ning seosed töö ja tulemuse vahel kadusid.
Digitaalseid tööriistu oli palju, kuid terviklikku projektijuhtimise süsteemi ei olnud.
Lahendus:
killustatusest ühtse digitaalse töökorralduseni
Koostöös Lean Digitaliga otsustas LÄVI liikuda üksiklahendustelt tervikpildini ja vaadata kogu töökorraldus põhjalikult üle.
Mida tehti:
- Kaardistati ja optimeeriti põhilised projekti- ja äriprotsessid
- Loodi ülevaade LÄVI tüüpilise projekti töövoost alates esmasest kliendibriifist kuni töö üleandmiseni.
- Tuvastati pudelikaelad, dubleerivad tegevused ja kriitilised üleandmise kohad.
- Asendati killustunud tarkvarad ühe integreeritud platvormiga (Scoro)
- Projektide, aja ja ressursside juhtimine viidi ühtsesse projektijuhtimise ja ärijuhtimise tarkvarasse.
- Vähendati tööriistade hulka ja kõrvaldati dubleerivad tarkvarad.
- Projektide ja ressursside juhtimine standardiseeriti
- Loodi selged töövood, rollid ja vastutusvaldkonnad.
- Ühtlustati korduvad projektitüübid ja väljundid.
- Rakendati iganädalane planeerimine ja visuaalsed dashboard’id
- Kehtestati regulaarne iganädalane planeerimisrutiin.
- Kasutusele võeti visuaalsed ülevaated (dashboard’id), mis näitavad töökoormust, tähtaegu ja projektide staatust reaalajas.
- Loodi võimalus tööülesannete täitmise reaalajas jälgimiseks ja ressursside prognoosimiseks.
- Ülesannete täitmine ja ressursside kasutus on nähtav jooksvalt, mitte alles aruannetes.
- Juhtimine toetub reaalajas andmetele, mitte ainult tagantjärele analüüsile.
- Kujundati uus digitaalne koostöökultuur
- Kujundati kultuur, kus töö logimine, tööülesannete uuendamine ja ühiste ülevaadete (dashboard’ide) kasutamine said igapäevatöö tavapäraseks osaks.
- Digitaalsed tööriistad muutusid loovat tööd toetavaks tugisüsteemiks, mitte segaduse allikaks.
Olulisemad tulemused
1. Ühtne projektijuhtimise platvorm
LÄVI liikus mitmelt paralleelselt tööriistalt ühele integreeritud platvormile, kus juhitakse nii projekte kui ressursse.
- Projektiinfo, ülesanded ja ajakasutus asuvad nüüd ühes süsteemis.
- Juhid ja meeskond näevad sama ajakohast infot kogu tööportfelli kohta.
2. Reaalajas ressursiplaneerimine
Ressursiplaneerimine muutus täpsemaks, pingevabamaks ja läbipaistvamaks.
- Ajaplaneerimine ja ülesannete jaotus põhinevad nüüd reaalsetel andmetel.
- Näha on, kes millega tegeleb, millal ja kui suure koormusega.
- Võimalikke ülekoormusi ja vaba võimekust on lihtsam ette näha, mitte ainult tagantjärele avastada.
3. Suurem läbipaistvus igapäevatöös
Töö muutus läbipaistvamaks nii juhtkonna kui meeskonna tasandil.
- Iganädalased plaanid ja visuaalsed ülevaated loovad selge struktuuri.
- Staatuste jälgimine aitab kõigil aru saada, kus projektid reaalselt on.
- Selgem vastutus ja vähem „infomüra“ vähendavad hõõrdumisi ja valearusaamu.
4. Skaleeritavus tänu standardiseeritud protsessidele
Standardiseeritud protsessid tegid kasvu toetava töökorralduse võimalikuks.
- Uute inimeste liitumine on kiirem ja selgem – tööviis on dokumenteeritud ja korduv.
- Projektid juhitakse etteaimatava struktuuri järgi, mis lihtsustab nii planeerimist kui ka järeltegevusi.
- Juhtkond saab langetada otsuseid järjepideva, võrreldava andmestiku põhjal.
5. Digikultuuri nihe
Muutus ei olnud ainult tehniline – see oli ka kultuuriline.
- Meeskond kohanes struktuursete süsteemide ja ühtsete rutiinidega.
- Ülesannete uuendamise, aja logimise ja andmete kvaliteedi eest vastutavad nüüd kõik meeskonnaliikmed
- Digitaalsed tööriistad toetavad nüüd loovat tööd ega tekita enam lisakaost.
Mida see tähendab teistele loovettevõtetele?
LÄVI kogemuslugu näitab, et:
- loovettevõte saab olla samaaegselt paindlik, innovaatiline ja süsteemne;
- killustunud tööriistade koondamine ühtseks süsteemiks ning parem andmete nähtavus on skaleeritava kasvu alus.
- hästi läbi mõeldud äriprotsesside juhtimine, projektijuhtimise tarkvara ja ressursiplaneerimise süsteemid aitavad meeskonnal keskenduda sellele, mida nad kõige paremini oskavad – väärtusliku töö loomisele.
Soovid oma ettevõtte tööprotsessid paremini toimima saada?
Kui tunned, et:
- tööriistu on liiga palju,
- Excel on muutunud „peamiseks projektijuhtimise vahendiks“,
- või ülevaade projektidest ja ressursidest on hägune,
siis on aeg äriprotsessid üle vaadata.
Võta meiega ühendust ja räägime, kuidas Lean Digital saab aidata sul:
- kaardistada ja optimeerida äriprotsesse,
- konsolideerida tööriistu ühtseks süsteemiks,
- luua töökorralduse, mis toetab nii kasvu kui loovust.