Travel Balt OÜ haldab Narvas tegutsevat majutusettevõtet INGER Hotell ning alates 2025. aasta sügisest ka Narva ujulat. Viimastel aastatel on Travel Balt läbinud põhjaliku ärilise ja tehnoloogilise muutuse.
Selle käigus seisis ettevõte silmitsi vajadusega oma töökorraldus ümber mõtestada. Paljud protsessid toimusid käsitsi, info liikus killustunult ning juhtimisotsuste tegemiseks vajalikud andmed ei olnud alati kiiresti kättesaadavad.
Koostöös Lean Digitaliga otsustas ettevõte läheneda muutustele süsteemselt: kaardistada äriprotsessid, koostada digitaliseerimise teekaart ning samm-sammult viia ellu tehnoloogilised ja organisatsioonilised muudatused.
Täna on Travel Balt Äripäeva edetabelis Eesti edukamate hotelliettevõtete seas (Äripäeva TOP ettevõte 2025 sertifikaat) ning Ida-Virumaa hotellidest kõrgeimal kohal.
Projekti lühiülevaade
- Klient: Travel Balt OÜ (INGER Hotell, Narva ujula)
- Valdkond: hotellindus, toitlustus ja sporditeenused
- Asukoht: Narva, Eesti
- Fookus: äriprotsesside digitaliseerimine, automatiseerimine ja teenuste integreerimine
- Põhiteemad: protsesside kaardistamine, töö automatiseerimine, dünaamiline hinnastamine, andmepõhine juhtimine
- Põhitulemus: efektiivsem töö väiksema meeskonnaga, suurem automatiseeritus ja kasvav käive
Travel Balt ettevõttest
Travel Balt OÜ haldab Narvas tegutsevat majutusettevõtet INGER Hotell. Viimastel aastatel on ettevõte laiendanud oma tegevust ka uute teenuste suunas, võttes üle Narva ujula opereerimise.
Hotellis on 84 tuba ning umbes 3500 ruutmeetrit pinda.
Enne digitaliseerimisega alustamist toimus suur osa igapäevasest tööst käsitsi. Paljud haldusprotsessid toimusid Exceli tabelites ning juhtimisinfo kogumine oli aeganõudev.
Ettevõtte juht Vladimir Izotov meenutab, et alles äriprotsesside kaardistamise käigus tekkis täielik arusaam sellest, kuidas organisatsiooni igapäevane töö tegelikult toimib ja kes mille eest vastutab.
Samal ajal oli ettevõttel ambitsioonikas eesmärk: parandada teenuse kvaliteeti, suurendada turuosa ning luua maksimaalselt automatiseeritud töökeskkond.
Väljakutse:
käsitsi juhitud hotelliprotsessid ilma ühtse ülevaateta
Kui ettevõte alustas koostööd Lean Digitaliga, ei olnud juhtkonnal täielikku pilti sellest, kuidas kõik igapäevased tegevused tegelikult toimivad. Mitmed tööprotsessid olid välja kujunenud aja jooksul ning eksisteerisid pigem inimeste peas kui selgelt kirjeldatud süsteemina.
Travel Balti tegevjuht Vladimir Izotov ütleb, et alles äriprotsesside kaardistamise käigus sai nähtavaks, millega inimesed päriselt tegelevad ja kes mille eest vastutab.
Neli peamist väljakutset enne digitaliseerimist:
- Dokumenteerimata protsessid. Tööprotsessid olid välja kujunenud aja jooksul ning eksisteerisid pigem töötajate peas kui selgelt kirjeldatud süsteemina.
- Käsitsi tehtav igapäevatöö. Toavõtmed olid füüsilised, tööajaarvestust koguti käsitsi ja aruanded koostati Excelis, informatsiooni tuli edasi anda käsitsi või suuliselt. Toateeninduses algas tööpäev paberlehtedega, mille põhjal jagati toad töötajate vahel käsitsi - poole päeva peale tuli plaan sageli uuesti teha.
- Aeglane juhtimisinfo. Tööajaandmed liikusid juhtidelt tabelisse ja seejärel raamatupidamisse mitme vaheastmena - see aeglustas otsuseid ja suurendas sõltuvust üksikutest töötajatest.
- Keeruline majanduskeskkond. Muutuste vajadus süvenes perioodil, mil Travel Balt pidi toime tulema COVID-19 mõju, hoone renoveerimise ja muutuva turuolukorraga.
Lahendus:
protsesside kaardistamisest tervikliku digitaalse töökorralduseni
Koostöös Lean Digitaliga otsustas Travel Balt mitte alustada üksikute tarkvarade ostmisest, vaid võtta esmalt ette kogu töökorralduse läbimõtestamine.
Mida tehti:
1. Äriprotsesside kaardistamine ja teekaardi koostamine
Lean Digital kaardistas Travel Balti peamised äriprotsessid, rollid ja juhtimisloogika.
Just selles etapis sai juhtkond täpse ülevaate, kuidas ettevõte tegelikult toimib. Lisaks tuli kaardistamise käigus välja mitmeid kohti, kus otsustamine oli jäänud liigse kinnitusringi taha. Tegevjuht tõi näiteks hinnastamise protsessi, kus osakonnajuht koostas regulaarselt hinnapakkumisi juhile kinnitamiseks, kuigi need kiideti alati heaks. Protsessianalüüs aitas selliseid samme vähendada ning anda inimestele rohkem sisulist otsustusõigust.
2. Elektrooniliste süsteemide juurutamine hotelli protsessidesse
Ligikaudu kaheaastase projekti jooksul juurutas Travel Balt koos Lean Digitaliga
- elektroonilised lukud hotellitubadele,
- dünaamilise hinnastamise,
- kanalihalduse broneerimisportaalide sünkroniseerimiseks,
- digitaalse tööaja arvestuse,
- digitaalse dokumendihalduse,
- lahenduse, mis võimaldab juhtimisandmete kättesaadavust nii mobiilis kui arvutis.
Näiteks näitab tööajaarvestus muutuse ulatust: varem luges vanemtoateenindaja töötunnid käsitsi kokku ja andis need edasi; nüüd registreerib töötaja tööle tuleku ja lahkumise digitaalselt ning andmed liiguvad automaatselt juhtimissüsteemi, kust on info kohe nähtav.
3. Toateeninduse töökorralduse digitaliseerimine
INGER Hotell toateeninduses asendas Travel Balt koostöös Lean Digitaliga paberipõhise toajaotuse digitaalse planeerimissüsteemiga. Vanemtoateenindaja näeb süsteemist, millised toad vajavad koristust, millist tüüpi koristust, kes on välja registreerinud ja kuidas on kõige mõistlikum töö korruste vahel jaotada. Töötajad näevad oma ülesandeid telefonirakenduses reaalajas.
Selle tulemusena on vähenenud vajadus otsida töötajaid eri korrustelt, joosta vastuvõtu ja korruste vahet ning teha ümberkorraldusi käsitsi. Tööpäev on muutunud rahulikumaks, kiiremaks ja läbipaistvamaks.
4. Toitlustuskontseptsiooni ja tugisüsteemide ümberkujundamine
Travel Balt asendas varasema restoranikontseptsiooni iseteeninduskohvikuga INGER Cafe, vähendades teenindusvajadust ja müra. Paralleelselt vahetati kassasüsteem, uuendati laoarvestust, liidestati tarneplatvormid ja loodi alus kliendikaartidele ning lojaalsusprogrammile.
5. Narva ujula teenuseprotsesside väljatöötamine
Kui Travel Balt võttis 2025. aasta sügisest üle Narva ujula opereerimise, töötas Lean Digital koos ettevõttega läbi ka selle üksuse protsessid. Algne plaan täisautomatiseeritud minimaalse personaliga lahenduse jaoks kohandati muutunud regulatiivsete nõuete tõttu - ujulas peab olema kohal päästeoskustega töötaja. Eesmärk oli siduda hotell, kohvik ja ujula üheks teenuseökosüsteemiks.
Tulemused:
kiirem juhtimine, väiksem käsitöömaht, kasvav käive
Käive ületas 2023. aastal COVID-eelse taseme. Travel Balt jõudis Äripäeva edetabelis Eesti edukamate hotelliettevõtete hulka ja oli Ida-Virumaa hotellidest kõrgeimal kohal.
Juhtimisotsused tuginevad nüüd reaalajas andmetele. Varem tuli info koguda mitmest allikast käsitsi. Nüüd on mitmed aruanded ja näitajad kättesaadavad lisaks arvutile ka telefonist, mis võimaldab juhtida ettevõtet paindlikumalt ja ka distantsilt.
Käsitsi tehtava töö maht vähenes mitmes protsessis. Tööajaarvestus, broneeringute haldus, hinnastamine, dokumentide allkirjastamine ja toateeninduse planeerimine on automatiseeritud varasemast oluliselt suuremas ulatuses.
Toateeninduse töökorraldus muutus rahulikumaks. Vanemtoateenindaja sõnul ei ole enam vaja mööda maja joosta, infot otsida ega paberitega töötada - toad jagatakse ette ära ja muudatused jõuavad töötajateni telefonis reaalajas.
Dünaamiline hinnastamine avaldas suurimat rahalist mõju. Tegevjuhi hinnangul on hinnastamise automatiseerimine olnud üks kõige suurema rahalise mõjuga lahendusi projektis.
Rollid ja vastutus muutusid selgemaks. Protsesside kaardistamine kõrvaldas kattuvused ja "hallid alad", kus vastutus polnud üheselt määratletud.
Kliendi vaade
Mida Travel Balti kogemus näitab teistele hotellindus- ja teenindusettevõtetele
Travel Balti digitaliseerimise projekt toob esile viis põhimõtet, mis kehtivad iga teenindusettevõtte protsesside automatiseerimisel:
- Digitaliseerimine algab protsesside mõistmisest, mitte tarkvara valikust.
- Automatiseerida tasub ainult juba struktureeritud protsesse - vastasel juhul kiirendab automatiseerimine kaost.
- Käsitöö vähendamine vabastab töötajate aega väärtust loovateks tegevusteks, näiteks klienditeeninduseks ja müügiks.
- Läbipaistvad protsessid parandavad osakondade vahelist koostööd ja vähendavad vigade hulka.
- Andmepõhine juhtimine võimaldab kiiremaid ja täpsemaid otsuseid.
Travel Balti tegevjuht Vladimir Izotov sõnastab seda nii: "Digitaliseerimine ei ole programmide juurutamine, vaid mõtteviisi muutus ja protsesside juhtimise arendamine. Kõigepealt tuleb protsess kirjeldada ja sellest aru saada - alles siis saab seda automatiseerida."
Lean Digitali lähenemine sobib eelkõige ettevõtetele, mis kasvavad kiiresti, kasutavad mitut erinevat IT-süsteemi, teevad palju käsitööd või soovivad selget andmepõhist ülevaadet oma tegevusest.
Korduma kippuvad küsimused
Kui kaua kestab hotelli äriprotsesside digitaliseerimise projekt Lean Digitaliga?
Travel Balti näitel kestis digitaliseerimise projekt kaardistamisest kuni süsteemide täieliku juurutamiseni ligikaudu kaks aastat. Ajakava sõltub ettevõtte suurusest ja protsesside arvust, aga ka sellest, kui palju aega töötajatel kohtumisteks on ning kui tihedalt kohtumisi korraldatakse. Lean Digital alustab alati protsesside kaardistamisega, mitte tarkvara valikuga.
Kas hotell peab enne digitaliseerimist protsessid ise kirja panema?
Ei. Lean Digital kaardistab äriprotsessid koos kliendi meeskonnaga osana projektist. Kaardistamine annab ettevõtte tööst tervikliku ja detailse ülevaate ning toob välja erinevad kitsaskohad, mis protsessides esinevad. Sageli selgub, et ka vastutus või rollid pole teatud etappides selgelt jaotunud.
Milliseid süsteeme majutusettevõte tavaliselt digitaliseerimisel vajab?
Travel Balti näitel olid kesksel kohal hotelli majutustarkvara (PMS), dünaamiline hinnastamine, kanalihaldus broneerimisportaalide jaoks, elektroonilised läbipääsusüsteemid, digitaalne tööaja ja graafikute haldus ning digitaalne dokumendihaldus. Kliendisuhete haldamise süsteemi (CRM) ja juhtimisinfo lahenduse (BI/Dashboard) juurutamine on kavandatud projekti järgmiste sammudena. Lisaks nimetatutele rakendati Travel Balt digitaliseerimise projektis ka teisi süsteeme ja digilahendusi. Iga majutusettevõtte digitaliseerimise vajadused on erinevad ning sõltuvad ettevõtte suurusest, teenustest, töökorraldusest ja arengueesmärkidest.
Milline on esimene samm, kui ettevõte soovib alustada protsesside digitaliseerimist Lean Digitaliga?
Esimene samm on äriprotsesside kaardistamine ja digitaliseerimise teekaardi koostamine. Lean Digital soovitab kirjeldada protsessid ja tuvastada kitsaskohad ning tegelda nendega enne, kui valitakse konkreetne tarkvara või muu digitaalne lahendus.
Soovid oma ettevõtte tööprotsessid paremini toimima saada?
Kui tunned, et:
- suur osa igapäevatööst toimub käsitsi või paberil,
- Excel on muutunud peamiseks juhtimis- ja aruandlusvahendiks,
- juhtimisotsusteks vajalik info jõuab kohale liiga aeglaselt või killustunult,
siis on aeg äriprotsessid üle vaadata.
Võta meiega ühendust ja räägime, kuidas Lean Digital saab aidata Sul:
- kaardistada äriprotsessid ja koostada digitaliseerimise teekaart
- juurutada sobivad digitaalsed süsteemid ja vähendada käsitsi tehtavat tööd,
- luua andmepõhise juhtimise, mis toetab kasvu ja teenuste laienemist.