Uretek Baltic on rahvusvaheline geotehnilisi inseneritööde lahendusi pakkuv ettevõte, mis tegeleb pragunenud seinte, vajunud põrandate ja ebastabiilsete betoonkonstruktsioonide parandamisega geopolümeeri süstimise abil. Väike rahvusvaheline meeskond tegutseb Eestis, Lätis ja Leedus. Vaatamata tugevale tehnilisele kompetentsile oli ettevõttel aastaid raskusi sellega, et äriprotsessid ja töövahendid toimiksid kõigis kolmes riigis ühtselt.
Käesolev kogemuslugu selgitab, kuidas Uretek Baltic koostöös Lean Digitaliga kasutas äriprotsesside kaardistamist, äriprotsesside juhtimist (BPM) ja protsesside optimeerimist etapiviisilise digitaliseerimise osana, et asendada vigadele altid tabelarvutused ja ebaühtlased tööharjumused standardiseeritud ning kaardistatud protsessidega. Selle käigus rakendati ettevõttes juba olemas olnud Scoro tarkvara täiel määral ühe ühtse süsteemina, ühtlustati protsessid kolmes riigis ning loodi usaldusväärne prognoosimisvõimekus.
Kogemuslugu lühidalt
- Klient: Uretek Baltic
- Valdkondnd: Geotehnilised inseneritööd
- Asukoht: Eesti, Läti, Leedu
- Fookus: Äriprotsesside standardiseerimine, digitaliseerimine mitmes riigis tegutsevas ettevõttes
- Peamised teemad: Protsesside kaardistamine, ühtsed süsteemid, etapiviisiline kasutuselevõtt, käibe ja töökoormuse prognoosimine
- Tulemus: Üks ühtne süsteem kolmes riigis, standardiseeritud protsessid ning usaldusväärne müügitulu ja töömahu prognoosimine
Uretek Baltic: mitmes riigis tegutsev ettevõte
Uretek Baltic juhtis kogu oma kolme riiki hõlmavat tegevust – CRM-i, arveldamist ja raamatupidamist – Exceli tabelite abil, kuni võttis 2017. aastal kasutusele äriplatvormi Scoro. Selle asemel, et kohandada tööharjumused uue platvormiga, kohandas meeskond platvormi oma seniste harjumustega – seda kohandati ja muudeti nii palju, et ettevõte oli sisuliselt loonud endale sellest oma unikaalse versiooni. Tegemist oli kuluka pingutusega, mis ei lahendanud tegelikku probleemi. Kahe aasta möödudes prooviti alternatiivset töövahendit ning umbes aasta hiljem pöörduti tagasi Scoro juurde. Seejärel kaasas Uretek Baltic Lean Digitali.
Uretek Baltic on spetsialiseerunud geotehnilistele inseneritöödele – pragunenud seinte, vajunud põrandate ja ebastabiilsete betoonkonstruktsioonide parandamisele geopolümeeri süstimise abil. Ettevõte teenindab kliente kogu Baltikumis. Väikese rahvusvahelise meeskonnana kolmes riigis tegutsedes ja kasvades kujunes igal turul välja oma töökorraldus.
Kasvuga kaasnes keerukus:
- põhilised äriandmed olid jaotatud tabelarvutuste ja kasutusele võetud äriplatvormi Scoro vahel, kusjuures mõlemat kasutati ebaühtlaselt ja ilma kõiki võimalusi rakendamata,
- müügi- ja projektide juhtimise protsessid arenesid igas riigis erinevalt,
- ning protsesside omanikud ei olnud määratletud.
Uretek Baltic tegi Lean Digitaliga koostööd, et optimeerida oma põhilisi äriprotsesse ja vaadata üle, kuidas digitaalseid töövahendeid tegelikult kasutati – selle töö tulemusena ühtlustus ettevõtte oma tegevuse ka kõigil kolmel turul.
Väljakutsed:
ettevõtte tegevuse juhtimine kolmes riigis tabelarvutuste ja alakasutatud tarkvara abil
1. Vigadele altid tabelarvutustel põhinevad tööprotsessid koos alakasutatud tarkvaraga
Uretek Balticu põhitegevus toimis tabelarvutuste ja ettevõttes kasutusele võetud Scoro kombinatsioonil, kuid Scoro kõiki võimalusi ei kasutatud.
- Tabelarvutustes hoiti endiselt kriitilisi andmeid, sealhulgas üle tuhande rea ulatuses, ilma struktuursete kaitsemeetmeteta – üksainus kogemata tehtud muudatus võis kogu süsteemi häirida.
- Scoro oli kasutusel, kuid seda oli kohandatud ja rakendatud ebaühtlaselt, mistõttu ei kasutatud selle võimalusi täiel määral ära.
- Andmed ei olnud kummaski süsteemis standardiseeritud, mistõttu oli raske neile kindlalt toetuda või nende põhjal otsuseid teha.
2. Ebaselge vastutus protsesside eest
Igapäevaste otsuste eest ei olnud määratud kindlat vastutajat.
- Lihtsad sisemised ülesanded võisid hõlmata kogu meeskonda, ilma et oleks selget lahendust või otsust.
- Puudus ühtne viis kontrollida, kas leping on allkirjastatud ja millises etapis see parasjagu on.
- Ülesande lõpuni viimise eest vastutamist eeldati, mitte ei määratud.
3. Ebaühtlased protsessid eri riikides
Kolmes riigis tegutsemine tähendas kolme erinevat tööviisi.
- Müügiprotsessid olid igas riigis iseseisvalt välja kujunenud ning neid kujundasid kohalikud harjumused, mitte ühine standard.
- Ebaühtlased protsessid tähendasid ka ebaühtlast konversiooni eri turgudel.
- Puudus ühine "keel" - samad terminid tähendasid eri riikides eri asju.
4. Tarkvara väljavahetamine ei lahendanud põhiprotsessi probleemi
2017. aastal võttis Uretek Baltic kasutusele uue äritarkvara – tollal oli see ettevõtte jaoks oluline võimekuse kasv.
- Meeskond kohandas uut tarkvara vanade töövoogude järgi, selle asemel, et kohandada töövooge.
- Aasta aega katsetati teist, keerukamat tarkvara, kuid see kinnitas vaid, et põhiprobleem ei olnud tarkvaras endas.
- Ettevõte pöördus tagasi algse süsteemi juurde – seekord väliste protsesside juhtimise ekspertite abiga
Lahendus:
protsesside kaardistamine, standardiseerimine ja juurutamine koos Lean Digitaliga
Lean Digital aitas Uretek Balticul asendada kolme riigipõhist tööviisi ühe standardiseeritud ja kaardistatud äriprotsesside kogumiga. Alustati sellest, kuidas ettevõte tegelikult töötas, mitte tarkvarast. Lahendusi katsetati esmalt Lätis, enne kui need juurutati kogu ettevõttes kõigi kolme riigi lõikes.
Koos tegid Uretek Baltic ja Lean Digital järgmist:
- Kaardistasid ja standardiseerisid põhilised äriprotsessid
- Dokumenteerisid iga põhiprotsessi samm-sammult, alustades müügivihjest kuni raha laekumiseni
- Jälgisid, mida ettevõtte parimad töötajad igapäevaselt tegelikult tegid, selle asemel, et kujundada protsess nullist
- Rakendasid iga protsessisammu puhul RACI raamistikku – määratledes, kes vastutab töö tegemise eest (Responsible), kes vastutab lõpptulemuse eest (Accountable), kellega tuleb enne otsust konsulteerida (Consulted) ja keda tuleb lihtsalt informeerida (Informed)
- Standardiseerisid kõige ebaühtlasema protsessi: müügi
- Ühtlustasid müügiprotsessi algusest lõpuni kõigis kolmes riigis, asendades kolm kohalikku lähenemist ühe ühise protsessiga
- Katsetasid iga muudatust esmalt ühel turul
- Kasutasid Lätit kontrollitud testturuna
- Viisid Lean Digitaliga läbi iganädalased ülevaatused, parandades vead enne protsessi laiendamist teistele Balti turgudele
- Rakendasid muudatused järk-järgult ja pakkusid pidevat tuge
- Põhiline juurutamine toimus umbes 2024. aasta maist novembrini ning struktureeritud kasutuselevõtt algas sama aasta septembris
- Aasta lõpuni kestnud pidev tugi aitas vältida vanade harjumuste tagasikandumist
Peamised tulemused
1. Üks ühtne süsteem kolmes riigis
Uretek Baltic koondas hajutatud tabelarvutused, alakasutatud ärijuhtimise tarkvara ja muud omavahel ühendamata töövahendid üheks süsteemiks CRM-i, arveldamise ja projektijuhtimise osas.
- Kõigi kolme riigi meeskonnad töötavad nüüd ühtsete andmete ja ühise terminoloogia alusel.
- Ettevõte toimib ühe süsteemina, mitte kolme paralleelsena.
2. Usaldusväärne müügitulu, kasumi ja töömahu prognoosimine
Uretek Baltic suudab nüüd prognoosida müügitulu, kasumit ja töömahtu kindlalt ning teab esimest korda oma tegelikku müügikonversiooni määra.
- Müügitulu, kasumit ja töömahtu saab esimest korda usaldusväärselt prognoosida.
- Meeskond teab oma tegelikku müügikonversiooni määra.
3. Automaatne ülevaade operatiivsetest probleemidest
Probleemid tulevad nüüd automaatselt esile, selle asemel, et tabelarvutustesse peituda
- Ettevõtte operatiivne juhtpaneel tuvastas ühe nädala jooksul 106 projekti, milles esines andme- või protsessivigu – alates möödunud tähtaegadest kuni saatmata arveteni.
- Projektijuhid alustavad igat päeva selge nimekirjaga sellest, millele tuleb tähelepanu pöörata, selle asemel, et töötada teadmatuses.
4. Stabiilsuse alus
Järgmine etapp ei tähenda enam uusi muudatusi – nüüd on fookuses distsipliin.
- Uretek Baltic on võtnud kohustuse mitte teha aasta jooksul enam suuri protsessimuudatusi.
- Fookus liigub nüüd sellele, kuidas kasutada olemasolevaid andmeid prognoosimise täiustamiseks.
Mida tähendab see teistele mitmes riigis tegutsevatele ettevõtetele
Uretek Balticu kogemus näitab, et:
- Mitmes riigis tegutsemine ei pea tähendama mitme omavahel ühildamatu protsessiga tegutsemist.
- Digitaliseerimise õige lähtekoht on protsesside selgus, mitte uus tarkvara.
- Muudatuste testimine esmalt ühel turul võimaldab tegelikud vead avastada ja parandada enne, kui need kogu ettevõttele laienevad.
Kui teie ettevõttes tuleb eri turgudel toime tulla erinevate kohalike harjumustega või olete proovinud uut tarkvara, mis ei lahendanud seda, kuidas töö tegelikult tehtud saab, võib sama lähenemine aidata: alustage protsessist, mitte töövahendist.
Korduma kippuvad küsimused
Mis valdkonnas Uretek Baltic tegutseb?
Uretek Baltic on rahvusvaheline geotehnilisi inseneritööde lahendusi pakkuv ettevõte, mis parandab pragunenud seinu, vajunud põrandaid ja ebastabiilseid betoonkonstruktsioone geopolümeeri süstimise abil. Ettevõte tegutseb Eestis, Lätis ja Leedus.
Millise probleemi Uretek Baltic Lean Digitali abil lahendas?
Uretek Baltic asendas vigadele altid tabelarvutused ja riigiti erinevad tööharjumused standardiseeritud ning kaardistatud protsessidega, kasutades juba olemasolevat Scoro tarkvara - nüüd täies mahus rakendatuna ühtse süsteemina kolmes riigis.
Kui kaua digitaliseerimine aega võttis?
Põhiline juurutamine toimus ligikaudu 2024. aasta maist novembrini, alustades piloodiga Lätis, millele järgnes kasutuselevõtt kogu Baltikumis ja pidev tugi aasta lõpuni. Juurutamisele eelnes põhjalik töö protsessidega - protsesside kaardistamine ja standardiseerimine.
Milline on Lean Digitali lähenemine protsessikonsultatsioonile ja digitaliseerimisele?
Lean Digital alustab protsesside selgusest – kaardistades, kuidas ettevõte tegelikult toimib – enne tarkvara kasutuselevõttu või ümberseadistamist. Nii toetavad digitaalsed töövahendid kindlaks määratud protsessi, mitte ei automatiseeri olemasolevat segadust.
Kas Lean Digital asendab ettevõtte olemasoleva tarkvara või töötab sellega, mis ettevõttel juba on?
Lean Digital töötab tavaliselt esmalt ettevõtte olemasolevate töövahenditega, kuna enamik operatiivsetest probleemidest tuleneb määratlemata protsessidest, mitte tarkvarast endast. Uut või ümberseadistatud tarkvara soovitatakse alles pärast põhiprotsessi kaardistamist ja standardiseerimist, kui selleks on vajadus.
Kuidas aitab Lean Digital mitmes riigis tegutsevatel ettevõtetel oma äriprotsesse standardiseerida?
Lean Digital kaardistab, kuidas igal turul tegelikult töötatakse, määratleb ühise vastutuse protsesside eest ning katsetab standardiseeritud protsessi esmalt ühel turul, enne kui see ülejäänud turgudele laiendatakse – sama lähenemist kasutati Uretek Balticu tegevustes Eestis, Lätis ja Leedus.
Soovid, et su ettevõtte protsessid ja tööriistad töötaksid ühtse tervikuna?
Kas mõtlete äritegevuse, protsesside või digitaalsete tööriistade ühtlustamisele - olgu siis mitmel turul või vaid ühel? Võtke meiega ühendust, et uurida, kuidas saame aidata:
- kaardistada ja standardiseerida ettevõtte põhiprotsesse,
- ühendada killustunud töövahendid ja andmed üheks terviklikuks süsteemiks ning
- kavandada etapiviisiline kasutuselevõtt, mis arvestab teie meeskonna tegelike ressurssidega.